Conseils pour choisir une plateforme de messagerie d’entreprise
Ces dernières années ont vu une évolution spectaculaire de la façon dont nous communiquons sur le lieu de travail. L’époque des longs courriels et des appels téléphoniques est désormais révolue. Les communications d’aujourd’hui sont beaucoup plus courtes et vont directement au but. La société s’est fortement habituée à la messagerie instantanée et à la messagerie texte et ces modes de communication sont devenus la nouvelle normalité dans le monde des affaires. Cela a incité les entreprises avisées à rechercher des solutions de messagerie d’entreprise, mais la réalité est que les véritables applications de messagerie d’entreprise sont rares. Les fonctions de messagerie bien construites intégrées à l’ERP ou au CRM sont encore moins courantes, ce qui incite beaucoup d’entre elles à se tourner vers des solutions grand public de qualité moyenne comme Slack, WhatsApp ou Microsoft Teams. Les considérations suivantes aideront grandement les dirigeants d’entreprise dans leur choix d’une solution de messagerie d’entreprise. Un bon exemple de messagerie d’entreprise : urbanweb, la plateforme réservée aux employés de la RATP. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités d’urbanweb, cliquez-ici.
1. Une application mobile autonome ou intégrée à votre plateforme d’entreprise ?
Lorsque vous choisissez une plateforme de messagerie d’entreprise, vous devrez décider si vos opérations sont mieux adaptées à une application mobile de messagerie ou en tant que fonctionnalité intégrée à votre plateforme logicielle d’entreprise existante. Certaines structures peuvent même bénéficier à la fois d’une application mobile et d’une intégration ERP/CRM. Pour choisir la meilleure option, déterminez où et comment les membres de l’équipe communiquent. Par exemple, une main-d’œuvre dispersée et mobile peut bénéficier d’une application mobile, tandis qu’une entreprise dont les opérations centralisées sont pratiquement toutes axées sur une plate-forme logicielle d’entreprise pourrait faire mieux avec une solution de messagerie intégrée.
2. La plateforme dispose-t-elle des outils nécessaires pour réussir ?
La collaboration est essentielle. Quels sont donc les outils ou les fonctionnalités les plus importants pour votre entreprise, au-delà de la messagerie texte de base ? La plateforme vous permet-elle de créer des groupes où les utilisateurs peuvent envoyer des textos, collaborer et partager des documents, des photos et des vidéos ? Si votre entreprise collabore beaucoup par conférence téléphonique ou vidéo, il se peut que vous soyez bien adapté à un outil de messagerie d’entreprise qui inclut les appels et la vidéoconférence parmi ses fonctionnalités. Quoi qu’il en soit, prenez le temps de réfléchir précisément à la manière dont le personnel collabore et envisagez les outils qui permettront d’améliorer ces efforts.
3. Contrôlez-vous vos données de messagerie d’entreprise ?
Les données de messagerie de votre entreprise détiennent une grande valeur. Imaginez simplement les dommages potentiels qui pourraient survenir si ces informations atterrissaient dans de mauvaises mains ou pensez à tout le terrain qui pourrait être perdu si les données de messagerie historiques étaient soudainement indisponibles, rendant impossible de référencer les informations des messages passés. Les solutions de messagerie les plus couramment utilisées, comme Slack et WhatsApp, n’offrent pas aux utilisateurs un contrôle et une propriété totale de leurs données, ce qui est hautement problématique. La plateforme de messagerie d’entreprise idéale vous donne la pleine propriété et le contrôle de vos données d’entreprise, avec des mesures de cryptage et de sécurité complètes. La propriété, la sécurité et le contrôle des données seront une considération plus importante pour les entreprises qui transmettent des informations potentiellement sensibles sur une plateforme de messagerie. Les entreprises qui traitent des données moins sensibles ne trouveront peut-être pas cette question aussi gênante, mais c’est néanmoins une considération essentielle.
4. Un portail d’administration et des outils de modération sont-ils inclus ?
Une application de messagerie d’entreprise ou une plateforme de messagerie intégrée à l’ERP nécessite un portail d’administration complet où les administrateurs peuvent consulter les mesures clés, les alertes concernant les utilisateurs signalés et d’autres informations importantes liées aux activités sur la plateforme. Un ensemble robuste d’outils de modération se révèle d’une importance capitale si votre entreprise veut maintenir un environnement de travail productif et inclusif. Un nombre surprenant d’applis de messagerie instantanée ne disposent pas des outils de modération nécessaires pour parvenir (et maintenir) les discussions dans la bonne direction. Les outils de modération s’avèrent particulièrement pertinents aujourd’hui, car ces dernières années ont vu s’accroître un besoin de maintien d’environnements de travail virtuels inclusifs, exempts de micro-agressions, d’affronts et de commentaires contre-productifs ou toxiques et même criminels dans le pire des cas. Il est essentiel que la plateforme que vous avez choisie permette aux modérateurs d’identifier et de traiter rapidement et efficacement les mauvais acteurs ou les individus émettant des commentaires inappropriés.
